Notion — централизация, прозрачность и 0 стресса
Вся информация о проектах в одном окне
Сайт:
Тематика:
Цифровая трансформация/Автоматизация бизнес-процессов
Местоположение:
Москва
География:
Россия
Бюджет:
450 000 р.
Старт работ:
2022
Результат:
Сокращение онбординга на 60%
Результат:
2x меньше времени постановку задач
Результат:
Прозрачность работы команды 24/7
Результат:
Единый workspace вместо 18 досок
Создание единой, прозрачной и масштабируемой системы для работы
1
Объединить все проекты в одной системе
2
Автоматизировать отчёты и контроль задач
3
Внедрить прозрачную систему учёта нагрузки
4
Ускорить онбординг новых сотрудников
5
Создать личный кабинет для клиентов
6
Стандартизировать процессы
Основные трудности на этапе реализации
Параллельное ведение в двух системах
Команда вынуждена была дублировать работу в Notion и старых сервисах.
Сопротивление команды изменениям
Часть сотрудников скептически восприняла переход на новый инструмент.
Стандартизация процессов с нуля
Необходимость создания единых стандартов и шаблонов работы.
Низкий уровень знаний системы
Большинство сотрудников не знали, как эффективно работать в Notion.
Этапы работы команды для достижения результатов
- Этап 1. Анализ текущих проблем и постановка целей
Выявили боли:
18 досок Trello + 250+ страниц Evernote → хаос и зависания
Нет синхронизации между проектами
Нет контроля загрузки сотрудников
Долгий онбординг (2,5 месяца)
Сформулировали 6 ключевых задач:
Перенос всех данных в единую базу
Автоматизация отчётов
Прозрачный учёт нагрузки
Ускорение онбординга
Создание личного кабинета для клиентов
Стандартизация процессов
Этап 2. Выбор инструмента и стратегии внедрения
Почему Notion?
Гибкость (базы данных, шаблоны, интеграции)
Единое пространство для задач, Wiki и отчётности
Возможность настройки под GTD и Agile
Стратегия:
Постепенный перенос (нерезкий отказ от старых инструментов)
Параллельная работа в Trello + Notion на старте
Этап 3. Построение структуры в Notion
Шаг 1. Создание иерархии
3 уровня: Клиенты → Проекты → Задачи (Epic/Task)
- Шаблоны для новых проектов (экономия времени)
Шаг 2. Разработка GTD-дашбордов для сотрудников
- Фильтрация задач по:
День/неделя
Важность/срочность
Просроченные дедлайны
Календарь встреч
Внедрение принципов:
Getting Things Done (освобождение «оперативной памяти»)
- Inbox Zero (минимизация отвлекающих факторов)
Шаг 3. Автоматизация отчётности
- Дашборды для руководителей:
Учёт времени по задачам
Прогнозирование загрузки
Автосбор отчётов по отделам
Шаг 4. Личный кабинет для клиентов
- Доступ к:
Отчётам
Графику платежей
Документам проекта
Этап 4. Обучение и адаптация команды
Сложности:
Сопротивление изменениям
Двойная работа (Trello + Notion)
Непонимание логики GTD
Решения:
Внутренние воркшопы
Готовые шаблоны и инструкции
Постепенный отказ от старых инструментов
Этап 5. Запуск и оптимизация
Полный переход на Notion через 2 месяца
- Доработка системы по фидбэку команды:
Упрощение навигации
Добавление подсказок
Настройка уровней доступа
Результаты перехода на Notion
За 3 месяца мы заменили 18 досок и 250+ страниц — на единую систему в Notion. Результат: меньше хаоса, больше прозрачности и в 2 раза выше эффективность команды.
Ключевые результаты
60% время онбординга
Сокращение адаптации новых сотрудников с 2,5 до 1 месяца
2x экономия времени
Автоматизация отчетов и постановки задач удвоила продуктивность
24/7 прозрачность
Полная видимость процессов и загрузки команды в реальном времени
Единое пространство
Консолидация всех инструментов в один workspace вместо 18 разрозненных