От хаоса к порядку: как увеличить эффективность команды в 2 раза с помощью Notion

Этапы работы команды для достижения результатов

• Этап 1. Анализ текущих проблем и постановка целей
  • Выявили боли:
    • 18 досок Trello + 250+ страниц Evernote → хаос и зависания
    • Нет синхронизации между проектами
    • Нет контроля загрузки сотрудников
    • Долгий онбординг (2,5 месяца)
  • Сформулировали 6 ключевых задач:
    • Перенос всех данных в единую базу
    • Автоматизация отчётов
    • Прозрачный учёт нагрузки
    • Ускорение онбординга
    • Создание личного кабинета для клиентов
    • Стандартизация процессов

• Этап 2. Выбор инструмента и стратегии внедрения
  • Почему Notion?
    • Гибкость (базы данных, шаблоны, интеграции)
    • Единое пространство для задач, Wiki и отчётности
    • Возможность настройки под GTD и Agile
  • Стратегия:
    • Постепенный перенос (нерезкий отказ от старых инструментов)
    • Параллельная работа в Trello + Notion на старте

• Этап 3. Построение структуры в Notion

  Шаг 1. Создание иерархии

  • 3 уровня: Клиенты → Проекты → Задачи (Epic/Task)
  • Шаблоны для новых проектов (экономия времени)

  Шаг 2. Разработка GTD-дашбордов для сотрудников

  • Фильтрация задач по:
    • День/неделя
    • Важность/срочность
    • Просроченные дедлайны
    • Календарь встреч
  • Внедрение принципов:
    • Getting Things Done (освобождение «оперативной памяти»)
    • Inbox Zero (минимизация отвлекающих факторов)

  Шаг 3. Автоматизация отчётности

  • Дашборды для руководителей:
    • Учёт времени по задачам
    • Прогнозирование загрузки
    • Автосбор отчётов по отделам

  Шаг 4. Личный кабинет для клиентов

  • Доступ к:
    • Отчётам
    • Графику платежей
    • Документам проекта

• Этап 4. Обучение и адаптация команды
  • Сложности:
    • Сопротивление изменениям
    • Двойная работа (Trello + Notion)
    • Непонимание логики GTD
  • Решения:
    • Внутренние воркшопы
    • Готовые шаблоны и инструкции
    • Постепенный отказ от старых инструментов

• Этап 5. Запуск и оптимизация
  • Полный переход на Notion через 2 месяца
  • Доработка системы по фидбэку команды:
    • Упрощение навигации
    • Добавление подсказок
    • Настройка уровней доступа